Catálogo documental. Fondo: Secretaría de Gobierno; sección: Gobernación. Serie: Hijuelas, distrito de Zacapu, libros No. 1,2 y 3 años: 1844-1902.

Abstract

A documentary catalog is a means that will provide the researcher with the consultation of the information, since with its use it will help to locate the information to be consulted more quickly, likewise it will help the conservation of the documentation since with this the direct manipulation of the originals and will allow a better conservation of the same. In addition to contributing to the conservation and dissemination of a documentary collection, it is above all a first-hand consultation tool for the researcher, since it provides exact information on the content of the documents selected for treatment. In this sense, we can define that the Documentary Catalog is the consultation or reference instrument that describes in an orderly and individualized manner the documentary units or the archival units of a series or of a documentary set that maintains a relationship or typological, thematic unit between them. or institutional.1 On the other hand, documentary description is undoubtedly one of the most important stages in the process of organizing documentary collections and must be understood as the methodological application of archival science that contains all the elements in the professional organization of the files. With the elaboration of this Documentary Catalog, the provisions of the Law of Administrative and Historical Archives of the State of Michoacán and its Municipalities, enacted in February 2004, as well as the Law of Transparency and Access to Public Information are also complied with. of the State, published in August 2002.

Un catálogo documental es un medio que proporcionara al investigador la consulta de la información, ya que con su utilización ayudará a localizar con mayor rapidez la información que se desea consultar, así mismo ayudara a la conservación de la documentación ya que con ello se evitará la manipulación directa de los originales y permitirá una mejor conservación de los mismo. Además de contribuir a la conservación y difusión de un fondo documental, es ante todo un instrumento de consulta de primera mano para el investigador, pues proporciona información exacta del contenido de los documentos seleccionados para su tratamiento. En este sentido, podemos definir que el Catálogo Documental es el instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y de forma individualizada las unidades documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relación o unidad tipológica, temática o institucional.1 Por otra parte, la descripción documental es sin duda una de las etapas más importantes dentro del proceso de organización de los acervos documentales y debe entenderse como la aplicación metodológica de la ciencia archivística que contiene todos los elementos en la organización profesional de los archivos. Con la elaboración del presente Catálogo Documental, también se dá cumplimiento con lo establecido por la Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán y sus Municipios, promulgado en febrero del año 2004, así como la Ley de Transparencia y Acceso de la Información Pública del Estado, públicado en Agosto de 2002.