Catálogo documental. Fondo: Secretaría de Gobierno; sección: Gobernación; serie: Hijuelas; distrito: Morelia; Libros: 13 14 (1758- 1907).

Abstract

Every public or private institution, during its administration and in the exercise of its functions, generates documentation that must serve as a source of information or consultation. Said documentation will have to be managed more efficiently through the archives that, with the help of archiving, will provide the necessary tools that will help with the planning, organization, integration and control of the documents. The archive is then the documentary collection that contains all evidence about the actions of a public, private or personal entity; The documents must be arranged based on certain established criteria that help form documentary units in a logical and consistent manner; For this, basic elements are taken into account such as the Principle of Origin, the Principle of Original Order. It should also be noted that, like people, documents have a life cycle, that is, they go through different phases or stages until they are finally destroyed or reach the Historical Archive, these being: the Processing Archive (phase active), Concentration/Transfer File (semi-active phase), Historical/Permanent File (inactive phase). In this sense, due to their social importance we will orient ourselves towards what are historical archives since it is through them that we can unravel the events that have occurred over time and that are undoubtedly reflected in our present. . Thus, all people interested in knowing social evolution in its various aspects: political, economic, cultural will be able to do so thanks to the documents that are stored in the historical archives.

Toda Institución pública o privada durante su administración y en ejercicio de sus funciones generan documentación que han de servir como fuente de información o de consulta. Dicha documentación habrá de manejarse con mayor eficiencia a través de los archivos que con el auxilio de la archivística proporcionará las herramientas necesarias que ayudaran a la planeación, la organización, la integración y el control de los documentos. El archivo es entonces, el acervo documental que contiene toda evidencia sobre la actuación de un ente público, privado o personal; los documentos deberán encontrarse ordenados en base a ciertos criterios establecidos que ayuden a formar unidades documentales de manera lógica y congruente; para ello se toman en cuenta elementos básicos como son el Principio de Procedencia, el Principio de Orden Original. Cabe destacar también, que al igual que las personas, los documentos tienen un ciclo de vida, es decir, pasa por diferentes fases o etapas hasta que finalmente son destruidos o llegan a instancia de Archivo Histórico, siendo estas: el Archivo de Trámite (fase activa), Archivo de Concentración/ Transferencia (fase semiactiva), Archivo Histórico/ Permanente (fase inactiva). En este sentido, por su importancia social nos orientaremos hacia los que son los archivos históricos ya que es a través de ellos que se puede ir desentrañando los sucesos que han transcurrido a través del tiempo y que sin lugar a duda se ve reflejado en nuestro presente. Es así que todas las personas interesadas en conocer la evolución social en sus diversos aspectos: político, económico, cultural podrán hacerlo gracias a los documentos que se encuentran reguardados en los archivos históricos.