Diseño e implementación del manual de organización como alternativa para la calidad y productividad del personal de la Secretaría de la Juventud del Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro

Abstract

The “Secretaría de la Juventud” a government agency of the Executive Branch of the State of Queretaro, created to attend young people problems and needs, did not have administrative manuals, since its creation, so it was considered necessary to develop this project, which was started in order to develop the organizational manual necessary to optimize its organizational structure, strengthen the effectiveness of its functioning, as well as improve quality and productivity of the staff in this government agency. Administrative manuals are becoming increasingly necessary in federal, state and municipal entities, not to mention institutions both public and private, in such a way that the diversity of manuals (organizational, of process and / or employee description) are tools to maximize the benefits and minimize duplication of functions and activities, being a useful and essential operational tool, for a proper, efficient and effective way of achieving objectives. The main objective of the project, was to design and develop the required organizational manual, and then achieve the Secretary approval that would make possible the implementation of this indispensable operational tool. Therefore, there was the need for research, how to develop and use administrative manuals for government agencies, specifically in the “Secretaría de la Juventud” (as this dependence in 2011 was established as an indispensable support to the State Governor in the task of designing and executing public policies that would contribute to meet the demands of young people, as well as to the development of the entity). The hypothesis at the beginning of the project was: Creating an administrative manual will promote the proper organization and unification of criteria, allowing a correct operation and institutional growth of the entity.

La Secretaría de la Juventud del Poder Ejecutivo del Estado de Querétaro, no contaba con manuales administrativos, dado que es una Secretaría de reciente creación por lo que se consideró necesario realizar el presente proyecto el cual se llevó a cabo con la finalidad de elaborar el manual de organización necesario para coadyuvar a una mejor estructura organizacional que fortaleciera su efectividad y funcionamiento, así como la calidad y productividad del personal en esta dependencia gubernamental. Las características de los manuales administrativos cobran cada día mayor interés en entidades federales, estatales y municipales, además de instituciones tanto del sector público como privado, es así que la diversidad de los manuales (de organización, de procedimientos y/o de descripción de puestos) son herramientas para maximizar los beneficios y disminuir duplicidad de funciones y actividades. Siendo una herramienta útil e indispensable para el funcionamiento óptimo, eficiente y eficaz en el logro de los objetivos planteados. El objetivo principal del proyecto es diseñar y elaborar el manual de organización necesario a fin de lograr la instrumentación, aprobación y aplicación del mismo, ya que desde su creación no se cuenta con esta herramienta indispensable para su funcionamiento. De ahí surgió la necesidad de investigar acerca de cómo elaborar y utilizar manuales administrativos para las dependencias gubernamentales, específicamente, en la Secretaría de la Juventud (ya que esta dependencia en el año 2011 se creó como un elemento indispensable que auxilie al titular del Poder Ejecutivo en dicha tarea, diseñando y ejecutando políticas públicas que contribuyan a satisfacer las demandas de los jóvenes, a partir de su compromiso contribuyendo así en el desarrollo de la entidad).