An archive is considered as an institution or an administrative unit responsible for public sector documents, from any period, generated, conserved or collected in the exercise of its function by the governmental or public sector, even those that have been declared for their value. historical cultural. An archive is a legal-administrative institution, it guarantees the life of the documents for the value acquired. In the 19th century, due to the use that was given to the Archives for research through the general provisions and archival guidelines by establishing the criteria for organization and documentary conservation to distinguish between historical and administrative archives together with to this the new profile of the archivist endowed with preparation of a historical, diplomatic, paleographic character, etc. There are two kinds of administrative Archives, of concentration process, and in turn, according to their belonging and use, they are divided into public and private. The administrative is a unit that acquires the documentation received or generated by the public sector and is the one that serves the population in their daily lives. It is in charge of concentrating, ordering, classifying and keeping in good condition the documents that enter or reproduce, as well as providing consultation only to the department that generated the documentation around the established norms. While the concentration file is the one that acquires the documentation received from the processing files, they are no longer active but, due to the content of their information, they are consulted occasionally and it is necessary to keep them for a while until they are evaluated and it is decided whether they are eliminated or not. they are important enough to be considered as historical documents.
Un archivo es considerado como una institución o una unidad administrativa responsable de los documentos del sector público, de cualquier época, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por el sector gubernamental o público, aún aquellos que hubiesen sido declarados por su valor histórico cultural. Un archivo es una institución jurídica- administrativa, garantiza la vida de los documentos por el valor adquirido. En el siglo XIX, por el uso que se le dio a los Archivos para la investigación a través de las disposiciones generales y de los lineamientos archivísticos al establecer los criterios de organización y conservación documental para dar una distinción entre los archivos históricos y los administrativos aunado a ello el nuevo perfil del archivero dotado de preparación de carácter histórico, paleográfico diplomático, etc. Hay dos clases de Archivos administrativos, de trámite de concentración, y a su vez, de acuerdo a su pertenencia y uso se dividen en públicos y privados. El administrativo, es una unidad que adquiere la documentación recibida o generada por el sector público y es el que sirve a la población en su vida cotidiana. Se encarga de concentrar, ordenar, clasificar y conservar en buen estado los documentos que ingresan o reproducen, así como brindar consulta únicamente al departamento que generó la documentación en torno a las normas establecidas. Mientras que el archivo de concentración es aquel que adquiere la documentación recibida de los archivos de trámite, ya no están activos pero por el contenido de su información se consulta ocasionalmente y es necesario conservarlos un tiempo hasta que se valore y decida si son eliminados o si tienen la importancia suficiente para ser considerados como documentos históricos.
