The Vatican archival tradition, through the Paleography, diplomatic and archival school, points out that the archive is: the set of writings received or prepared by an institution in relation to its own activity, which due to its function are intended to be preserved in it. . It also clarifies that the file is not referred to as a deposit because the latter indicates an amorphous situation, devoid of functionality. On the contrary, we speak of the whole, of designating the complete belonging of all the documentation of an institution. The objective of the archive is that it be functional, from which two important consequences follow. The first refers to its organization, which must be carried out in accordance with archival principles, respecting the origin and original order of the documentary collections. The second corresponds to the administrative function of guarding, conserving and providing service. In order for an archive to fulfill its essential purpose of providing a consultation and dissemination service for the documentary heritage that it protects, it requires proper management and classification. Without these operations they become, as Aurelio Tanodi says, "into amorphous masses of paper and other materials, which make it difficult to almost impossible to know what is there and find what you need". Documentary catalogs are useful for historians, researchers, lawyers, etc. Since they are necessary to obtain the information in a more agile way, without having to make use of the documents and thus favor the conservation of this collection Archivo Catedral de Morelia.
La tradición archivística vaticana, a través de la escuela de Paleografía, diplomática y archivística señala que el archivo es: el conjunto de escritos recibidos o elaborados por una institución en relación a su propia actividad, que por su función sean destinados a ser conservados en él. También nos aclara que no se refiere al archivo como un depósito porque, éste último indica una situación amorfa, carente de funcionalidad. Por el contrario, se habla de conjunto, de designar la pertenencia completa de toda la documentación de una institución. El objetivo del archivo es que este sea funcional, de lo cual se desprenden dos consecuencias importantes. La primera, se refiere a su organización la cual debe realizarse de acuerdo a los principios archivísticos, de respetar la procedencia y al orden original de los fondos documentales. La segunda corresponde a la función administrativa de custodiar, conservar y dar servicio. Para que un archivo cumpla con su propósito esencial de dar servicio de consulta y difusión de los acervos documentales que resguarda, demanda de una ordenación y clasificación adecuada. Sin estas operaciones se convierten como dice Aurelio Tanodi, “en masas amorfas de papeles y otros materiales, que dificultan hasta hacer casi imposible saber lo que hay y encontrar lo que necesita”. Los catálogos documentales son útiles para los historiadores, investigadores, abogados, etc. Ya que son necesarios para obtener la información de una manera más ágil, sin tener que hacer uso de los documentos y así favorecer a la conservación de este acervo Archivo Catedral de Morelia.
