To start reading this Documentary Books of Acts of Cabildo , it is appropriate to clarify some concepts. We begin by saying that a file in its basic definition is the place where documents are stored and accessed . Likewise, " is the set of documents regardless of their date, form and support material accumulated by a natural process by a person or institution , whether public or private in the course of its management, are preserved respecting that order to serve as testimony and information for the person or institution that produces , for citizens or to serve as a historical source.." . This concept emanate different types of files , this time we board the Historical Archive , whose definition expresses that "it is the place where they are stored permanently and guard ancient documents , their importance becomes part of documentary historical memory State , which become witness to history and national identity , therefore , an inquiry is open to researchers and the general public . " Among the different types of files has the tools that support us in locating information , these Guidelines and Documentation file Catalogs , the latter belongs herein which say that is a reference tool , file description assistant , which presents in an orderly way documents are safeguarded at a given site , specifying the location of topics , places and names of people and issues containing the documentation . With this type of work we have better control and management of the documentary heritage.
Para iniciar la lectura del presente Catálogo Documental de Actas de Cabildo, es oportuno clarificar algunos conceptos. Iniciaremos comentando que un Archivo en su definición básica es el local donde se conservan y consultan documentos. Así mismo, “es el conjunto de documentos que sin importar su fecha, su forma y soporte material, se acumularon mediante un proceso natural por una persona o institución, ya sea pública o privada en el transcurso de su gestión, se conservan respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuente histórica.”. De este concepto emanan diferentes tipos de archivos, en esta ocasión abordaremos al Archivo Histórico, cuya definición nos expresa que “es el lugar donde se conservan y custodian de manera permanente los documentos antiguos, por su importancia pasan a formar parte de la memoria histórica documental del Estado, los cuales se convierten en testimonio para la historia e identidad nacional, por lo tanto, su consulta es abierta a investigadores y público en general.” Dentro de los diferentes tipos de archivos se cuenta con las herramientas que nos apoyan en la localización de información, estas son las Guías de Archivo y los Catálogos Documentales, a este último pertenece el presente documento del cual diremos que es un instrumento de consulta, un auxiliar descriptivo del archivo, el cual nos presenta de una manera ordenada los documentos que se resguardan en un sitio determinado, especificando la ubicación de temas, lugares y nombres de personas y asuntos que contiene la documentación. Con este tipo de trabajos logramos tener un mejor control y administración del acervo documental.
