One way of qualifications offered by the Faculty of History is through the development of Documentary Books , acceptable option for both archival institutions as researchers who know the importance of having multiple well organized and described files. We can define the catalog is the reference tool or reference individually and neatly describes the documentary units or the files of a series or a set of documents including guarding relationship or typological unit , theme, or institutional . Catalogs greatly benefit the State Archives , as these serve as media and tools that facilitate consultation to researchers and users , location and access information as historians , lawyers , sociologists , among others. This also avoids direct handling of original documents providing better conservation and preservation thereof. The catalog produced for certification must exceed the expectations of any common catalog , must be made in archival terms as an instrument of control and access to information, to enable the archivist and the user know what information is counted and where it is located to speed up the query and contribute to better conservation of the collections listed ; and historically as a source to provide relevant information to contribute to a better understanding of the documents as well as for future research undertaken on the subject. Furthermore the catalog should also pose as a tool for information and dissemination of the documentary series and subject matter.
Una de las vías de titulación que ofrece la Facultad de Historia es mediante la elaboración de Catálogo Documental, opción bien vista tanto por instituciones archivísticas como por aquellos investigadores que saben de la múltiple importancia de contar con archivos bien organizados y descritos. Podemos definir que el catálogo es el instrumento de consulta o de referencia que describe ordenadamente y de forma individualizada las unidades documentales o las unidades archivísticas de una serie o de un conjunto documental que guardan entre ellas relación o unidad tipológica, temática, o institucional. Los catálogos benefician en gran medida a los Archivos del Estado, ya que estos sirven como medios de difusión e instrumentos de consulta que facilitan a los investigadores y usuarios, la localización y acceso de la información como los historiadores, abogados, sociólogos, entre otros. Con ello se evita también, la manipulación directa de los documentos originales brindándoles una mejor conservación y preservación de los mismos. El catálogo elaborado para titulación debe superar las expectativas de cualquier catálogo común, debe plantearse en términos archivísticos como un instrumento de control y acceso a la información, que permita al archivista y al usuario saber con qué tipo de información se cuenta y en donde se localiza, para agilizar la consulta y contribuir a una mejor conservación de los acervos catalogados; y en términos históricos como fuente que aporte datos relevantes que contribuyan a la mejor comprensión de los documentos así como para futuras investigaciones que se realicen sobre el tema. Por otro lado el catálogo también se debe de plantear como un instrumento para la difusión y divulgación de la serie documental y tema en cuestión.
