The preparation of this catalog Documentary Instruments Deeds, is of paramount importance to historians, because in the process of historical research, you need to have the right tools for this activity, so one of the essential elements for those of us in this profession, it is the use of documentary sources, this catalog will allow easy access to information contained in the documentation. Therefore, the catalogs are important for files and researchers, the first because it allows them to preserve the historical record, as the catalog to find out the information without the need to consult the document first hand, thus maintaining good been the original document, as to the latter speeds up the search for information in document collections guarded files. Catalogues, allow researchers, and the general public curious to locate quickly and efficiently data that is, in addition to helping the conservation of documents need not only physically, but also its content. They are a secondary source of information, providing access to primary sources, even when the originals are gone. Thanks to the protocols, instrument logbooks, there is documentary evidence of acts, legal facts and events, by oral tradition alone would have been lost. To catalogs have a guideline to follow and abide by the established rules which have files for cataloging information from existing documents in it, and prevent the contents lose importance or distorted causing conflicts .
La elaboración del presente Catálogo Documental sobre los Instrumentos de Escrituras Públicas, es de suma importancia para los historiadores, ya que dentro del proceso de investigación histórica, se necesita tener las herramientas adecuadas para realizar esta actividad, por lo cual uno de los elementos indispensables para quienes nos dedicamos a esta actividad profesional, es la utilización de fuentes documentales, este catálogo permitirá el fácil acceso a la información de la documentación contenida. Por lo anterior, los catálogos son importantes para los archivos e investigadores, a los primeros porque les permite conservar la documentación histórica, ya que el catálogo permite conocer la información sin la necesidad de consultar el documento de primera mano, lo que permite mantener en buen estado el documento original, en cuanto a los segundos, permite agilizar la búsqueda de información de los acervos documentales resguardados en los archivos. Los catálogos, permiten a los investigadores, curiosos y público en general a localizar de manera rápida y eficiente aquellos datos que se necesiten, además de ayudar a la conservación de los documentos, no sólo de manera física, sino también de su contenido. Son una fuente secundaria de información, que permite acceder a las fuentes de primera mano, aun cuando los documentos originales hayan desaparecido. Gracias a los protocolos, libros de registro de instrumentos, existe constancia documental de actos, hechos jurídicos y acontecimientos, que por la sola tradición oral se hubieran perdido. Para realizar los catálogos se tiene que seguir un lineamiento y sujetarse a las normas establecidas con las que cuentan los archivos para la catalogación de la información de los documentos existentes en el mismo, y evitar que el contenido pierda la importancia o que se distorsione ocasionando conflictos.
