Thanks to the invention of writing, men put the most relevant facts and events on paper, giving rise to the recording of a historical memory which generates the identity of man and in the same way allows us to carry out the reliable reconstruction of a past that will be transmitted. from generation to generation; This record of human endeavor generated the creation of a documentary heritage that is made up of various testimonies forming a diversity of stories; therefore a document serves as evidence and in turn gives legality to the facts and actions carried out by people, it is a product that is born from an administrative action and with a specific function: to be a testimony: as it demonstrates the administrative actions of a organism. The document is received or issued in an office and reflects its own actions and objectives. The documents are kept as testimony, proof and continuity of administrative management1; The document is one that records a fact or act which is managed and used in the exercise of faculties and activities of an Institution, becoming a reflection of the social, political and economic environment, which is why it becomes a faithful testimony, thanks to he we can know in detail the activities that are carried out day by day avoiding forgetfulness and loss of information generating the construction of history; Therefore, the document is essential for a public or private organization since it is the reflection of its functions and becomes a verification before society.
Gracias a la invención de la escritura los hombres plasmaron en papel los hechos y acontecimientos más relevantes dando como origen el registro de una memoria histórica la cual genera la identidad del hombre y de igual manera nos permite realizar la reconstrucción fiable de un pasado que se trasmitirá de generación en generación; este registro del quehacer humano genero la creación de un acervo documental que se encuentra formado por varios testimonios formando una diversidad de historias; por lo tanto un documento sirve como prueba y a su vez da legalidad a los hechos y acciones ejecutadas por las personas, es un producto que nace de una acción administrativa y con una función específica: ser testimonio: como él se demuestra las acciones administrativas de un organismo. El documento se recibe o expide en una oficina y refleja las acciones y objetivos propios de la misma. Los documentos se conservan como testimonio, prueba y continuidad de la gestión administrativa1; el documento es aquel que registra un hecho o acto el cual es manejado y usado en el ejercicio de facultades y actividades de una Institución, llegando a ser reflejo del entorno social, político y económico por lo que se convierte en un testimonio fiel, gracias a él podemos conocer a detalle las actividades que se desarrollan día con día evitando el olvido y perdida de información generando la construcción de la historia; por lo que el documento es fundamental para un organismo público o privado ya que es el reflejo de sus funciones y llega a ser una comprobación ante la sociedad.
