The aim of this paper is to develop a proposal for an Administrative Procedures Manual (APM) which will establish the guidelines for standardization in processes and activities to facilitate, optimize and increase the efficiency of internal processes. This will as well boost the staff, who work at the Department of “Caja Egresos” at Universidad Michoacana de San Nicolas de Hidalgo, efficiency. Furthermore it will enable clients to be the greatest beneficiaries. In order to achieve this, it was necessary to analyze and document each one of the procedures from the Department of “Caja Egresos” to guarantee that the information processed is truthful; in this way it will provide a reliable management tool to users and owners of the procedures. The APM includes the registration forms, which allow to save the required information in order to be used for making decisions. There’s also a reference to the places where the information is extracted from, so it can be used in the filling of the formats process. For a better understanding of the procedures, some flowcharts were made. They show a logical sequence of the processes and their relation, and they also identify the tasks ahead and the people responsible for them.
El propósito de este trabajo consiste en la elaboración de una propuesta de un Manual de Procedimientos Administrativos que permitirá establecer los lineamientos para la estandarización en sus procesos y actividades para que faciliten, optimicen y aumenten la eficiencia de los procesos internos y de los colaboradores del Departamento de Caja Egresos de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo; y a su vez el usuario sea el beneficiario mayor. Para lograrlo fue necesario analizar y documentar cada uno de los procedimientos propios del Departamento de Caja Egresos para garantizar que la información que se procesa es veraz; y de esta manera proporcionar una herramienta administrativa confiable a los usuarios y dueños de los procedimientos. El manual incluye los formatos de registro que permiten guardar la información necesaria que sirva para la toma de decisiones. También se hace referencia a los lugares donde se extrae la información para poder utilizarla en el llenado de los formatos. Para mayor comprensión de los procedimientos, se realizaron diagramas de flujo que señalan puntualmente la secuencia lógica de los procesos y sus respectivas relaciones; determinando las labores a efectuarse y los responsables de las mismas.
